مهارت های ارتباطی برای موفقیت در محل کار

توانایی برقراری ارتباط موثر با همکاران، مدیران و کارکنان در همه مشاغل و صنایع امری ضروری است. همه افراد در عصر حاضر باید روش برقراری ارتباط با افراد با استفاده از ایمیل، تلفن و شبکه های اجتماعی را فرابگیرند. کارفرمایان به دنبال چه مهارت هایی هستند؟ چه مهارت هایی ارتباطی می تواند به موفقیت شما کمک نماید؟

در ادامه برخی از مهارت های ارتباطی که می تواند به شما در فضای کاری کنونی کمک نماید معرفی شده اند.

1- گوش دادن

شنونده خوب بودن یکی از بهترین راه ها برای برقراری ارتباط است. هیچ کس دوست ندارد با فردی که دائما حرف می زند و به حرف های دیگران گوش نمی دهد هم کلام شود.

زمانی را برای شنیدن فعال اختصاص دهید. شنیدن فعال به این معنی است که با دقت به حرف های طرف مقابل گوش دهید، سوالات دقیق بپرسید و حرف های طرف مقابل را برای فهم بیشتر دوباره عنوان نمایید ( شما می گویید که …). با تبدیل شدن به یک شنونده فعال می توانید حرف های طرف مقابل را بهتر درک نمایید و سوالات مناسب تری بپرسید.

2- ارتباطات غیرکلامی

زبان بدن، ارتباط چشمی، حالت دست ها و لحن صدای شما بر روی ارتباطات شما تاثیر دارند. یک بدن آرام، با دست هایی باز و لحنی دوستانه دیگران را به برقراری ارتباط با شما تشویق خواهد کرد.

ارتباط چشمی نیز بسیار مهم است. نگاه کردن به چشم های طرف مقابل موجب ایجاد حس اعتماد می گردد و همچنین نشان می دهد که شما بر روی مکالمه و فرد موردنظر متمرکز هستید.

در هنگام مکلمه به علائم غیرکلامی طرف مقابل نیز توجه داشته باشید. معمولا این علائم نشان دهنده احساسات فرد مقابل هستند. به عنوان مثال اگر فرد مقابل به چشم های شما نگاه نمی کند، احساس راحتی نمی کند و یا حقیقتی را مخفی کرده است.

3- کوتاه و منظم

گفتن مطالب ضروری به صورت منظم و کوتاه نشان دهنده یک ارتباط خوب است. ارتباطی که نه خیلی طولانی و نه خیلی کوتاه باشد. سعی نمایید پیام خود را تا حد امکان کوتاه نمایید. همچنین سعی نمایید در هر نوع ارتباطی (ایمیل، رو در ور، تلفنی) درخواست و پیام خود را واضح و مستقیم عنوان نمایید. اگر در ارتباط خود از انسجام و نظم لازم برخوردار نباشید شنونده شما اعتماد خود را از دست خواهد داد. درباره موضوع و هدف ارتباط خود قبل از شروع فکر کیند، این کار به انسجام و کوتاه شدن آن کمک خواهد کرد.

4- ارتباط دوستانه

استفاده از لحنی دوستانه، پرسیدن یک سوال منحصر به فرد درباره فرد و یا یک لبخند، دوستان و همکاران شما را به برقراری ارتباط با شما تشویق می کند. رعایت ادب در ارتباطات کاری امری بسیار ضروری است. رعایت ادب چه در ارتباطات رو در رو و چه در ارتباطات نوشتاری از اهمیت فراوانی برخوردار است. اگر برای شما امکان شخصی سازی ایمیل وجود دارد آنرا انجام دهید. به عنوان مثال من برای انجام این کار حال خرگوش همکارم را در ارتباطات نوشتاری می پرسم.

5- اعتماد به نفس

داشتن اعتماد به نفس در برقراری ارتباط امری ضروی است. اعتماد به نفس موجب می شود تا طرف مقابل شما حرف های شما را دنبال نماید و شما را باور داشته باشد. اعتماد به نفس را می توانید با برقراری ارتباط چشمی و استفاده از یک لحن دوستانه و مصمم ایجاد نمایید. اما مراقب باشید که اعتماد به نفس شما به خودخواهی و گستاخ بودن تبدیل نگردد. توجه داشته باشید که همیشه به حرف های طرف مقابل نیز گوش دهید و تایید های او را دریافت نمایید.

6- یکدلی

حتی اگر با کارمند، رییس و یا همکار خود موافق نیستید، رعایت احترام و فهمیدن نقطه نظر آنها مهارتی بسیار مهم است. سعی نمایید با جملاتی مانند “من متوجه حرف شما هستم اما من عقیده دارم که …” نشان دهید که حرف های طرف مقابل را گوش می کنید و به درستی آنها را درک کرده اید و برای آنها ارزش قائل هستید.

7- ذهنیت باز

هر فردی باید سعی نماید در هر مکالمه ای با یک ذهن باز وارد شود و از انعطاف لازم برخوردار باشد. برای گوش دادن و فهمیدن نقطه نظر دیگر افراد آماده باشید و سعی کنید نظر خود را نیز با روش درست انتقال دهید. برقراری ارتباط با افرادی که با آنها مخالف هستید این امکان را به شما می دهد که مهارت تفکر و برقراری ارتباط خود را ارتقا دهید.

8- احترام

با رعایت احترام و ادب، افراد بیشتری به ارتباط با شما تمایل پیدا خواهند کرد. کارهای ساده ای مانند برقراری ارتباط چشمی، استفاده از نام اشخاص و یا گوش دادن با دقت به حرف های طرف مقابل موجب ایجاد حس خوب در افراد می گردد. در مکالمات تلفنی سعی کنید وقفه ای در مکالمه شما ایجاد نگردد و بر روی مکالمه تمرکز داشته باشید.

در برقراری ارتباط از طریق ایمیل سعی نمایید زمانی را برای بازخوانی و اصلاح ایمیل درنظر بگیرید. اگر ایمیلی نامرتب برای مخاطب خود ارسال نمایید، ممکن است مخاطب شما فکر کند که برای او ارزشی قائل نیستید.

9- بازخورد

توانایی دریافت و ارسال بازخورد مناسب مهارت مهمی در مهارت های ارتباطی است. مدیران دائما باید به دنبال راه هایی باشند تا بازخوردهای مناسبی را از طریق ایمیل، تلفن و … به کارمندان نشان دهند. تشویق کارمندان با جمله ساده ایی مانند “کار خوبی است” و یا “ممنون بابت توجه شما” نمونه هایی از بازخوردهای مناسب است که می تواند موجب افزایش انگیره آنها گردد.

در نقطه مقابل شما باید آماده پذیرش باخوردهای دیگران نیز باشید. به بازخوردهای دریافتی گوش دهید و در صورت وجود ابهام سعی نمایید آنها را با سوال کردن برطرف نمایید.

10- انتخاب رسانه درست

یکی از مهم ترین مهارت های ارتباطی انتخاب نوع ارتباط است. به عنوان مثال برخی از مکالمات جدی مانند مذاکره برای حقوق بهتر است به صورت رو در رو صورت گیرد.

شما همچنین باید فردی را که تصمیم دارید با او ارتباط برقرار نمایید را نیز در نظر داشته باشید. اگر فرد موردنظر مشغله کاری فراوانی دارد مانند رییس یک شرکت، بهتر است از ایمیل برای برقراری ارتباط استفاده نمایید. با انتخاب رسانه درست می توانید حس بهتری را در فرد مقابل ایجاد نمایید و فرد موردنظر نیز بهتر به شما پاسخ خواهد داد.

منابع:

  1. thebalance

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *