10 نکته برای بهبود جلسات

جلسات موثر رخدادهایی جذاب و پرانرژی هستند که افراد برای حل یک مشکل و یا تصمیم گیری درباره موضوعی همکاری دارند. متاسفانه اما بسیاری از جلساتی که ما در آنها حضور داریم خلاف این گفته هستند. خیلی از این جلسات خسته کننده هستند و در بین جلسه بسیاری از افراد از لحاظ روانی در جلسه حضور ندارند. تفاوت بین یک جلسه موثر و غیر موثر در برنامه ریزی و نحوه اجرا است.

مدیران باهوش اهمیت چنین رویدادهایی را می دانند و همچنین می دانند که برگزاری یک جسله عالی و موثر نیاز به برنامه ریزی و تلاش دارد.

در ادامه با 10 راهکاری برای بهبود جلسات آشنا می شویم تا بتوانیم زمان های بهتر و موثرتری را با دیگر اعضای گروه داشته باشیم.

10 نکته برای بهبود جلسات

نسبت به جلسه حس و برخورد مثبتی داشته باشید. این مهم ترین چیزی است که یک رهبر می تواند برای بهبود یک جلسه انجام دهد. من از اینکه بسیاری از مدیران در جلسات احساس غرور می کنند و برخورد مناسبی ندارند شوکه می شوم. برای به دست آوردن نتایج خوب، حل مشکلات، تصمیم گیری، اطلاع رسانی، همکاری و انگیزه دادن به اعضا نیاز است که مدیران با افراد همکاری و تعامل داشته باشند. این به معناست که شما افراد را دور هم جمع کنید و با آنها به گفتگو و تبادل فکر بپردازید. مدیریت به این معنی نیست که در یک اتاق با درهای بسته بنشینید و ایمیل ارسال کنید. به عنوان یک رهبر سعی کنید از جلسات برای نشان دادن رهبری و حس همکاری و نیاز به افراد استفاده کنید.

به یاد داشته باشید که شما مالک جلسه هستید. به کس دیگری اجازه ندهید که برنامه ریزی جلسه را انجام دهد. همه موضوعات و بحث ها باید توسط شما انتخاب و برنامه ریزی شوند.

به عنوان یک رهبر، این جلسه شما است. این وظیفه شما است که جلسه را برنامه ریزی و مدیریت کنید. برای اینکه چارچوب ذهنی درستی داشته باشید این سوالات را از خود بپرسید: “بعد از جلسه، انتظار دارم افراد حاضر چه چیزهایی را یاد گرفته باشند، چه چیزی به دست خواهند آورد و یا چه مشکلاتی را حل خواهند کرد؟”

همیشه برای جلسات برنامه داشته باشید. تقریبا همه مقالاتی که درباره جلسات موثر خوانده اید به این نکته اشاره دارند که برای جلسه برنامه داشته باشید.

بله، همه ما شاهد جلساتی بوده ایم که برای آن دستور کار مشخصی وجود نداشته است. داشتن برنامه و دستور کار به شما کمک می کند که تمرکز داشته باشید و موضوعات را الویت بندی کنید.

برای دستور جلسه از دیگران سوال کنید. یکی دیگر از وظایف یک مدیر، ایجاد دستور جلسه با کمک دیگر اعضا است. از اعضای تیم بخواهید تا موضوعاتی که دوست دارند در جلسه عنوان شوند را به شما اعلام کنند تا شما آنها را در دستور جلسه قرار دهید.

 کمی چاشنی اضافه کنید. کمی تفاوت و تغییر در جلسات خود ایجاد کنید. در ادامه راهکارهایی وجود دارند که می تواند به شما در این مورد کمک کند:

یک سخنران مهمان دعوت کنید.

جشن بگیرید.

فیلم آموزشی ببینید.

سخنرانی های تد را گوش دهید.

مکان برگزاری جلسه را تغییر دهید.

چیزی برای خوردن داشته باشید.

مکان و موقعیت اشیا را تغییر دهید.

در دستور جلسه کمی زمان خالی داشته باشید تا بتوانید کارهای خلاقانه و تشویقی انجام دهید. موارد زیادی را در دستور جلسه قرار ندهید و بعد تلاش کنید تا به همه آنها بپردازید. در عوض، سعی کنید موارد کمی را داشته باشید تا زمانی برای گفتگوهای آزاد و خودمانی داشته باشید. اگر جلسه بدون این گفتگوها پایان یابد تیم شما هم خیلی زود پایان خواهد یافت.

از اعضای تیم برای زمانی که در اختیار شما قرار دادند تشکر کنید.

از جلسه برای همکاری استفاده کنید. به جای اینکه از جلسات برای اطلاع رسانی استفاده کنید، سعی کنید مشکلی را حل کنید و یا برای موضعی تصمیم گیری کنید. بله شاید این کار کمی چالش برانگیز باشد اما این با ارزش ترین چیزی است که می توانید از یک جلسه به دست آورید.

خشک و جدی نباشید. رهبر یک جلسه بودن به این معنی نیست که قدرت خود را به رخ بکشید و یا از آن سوء استفاده کنید. ضایع کردن یک نفر به خاطر تاخیر یکی از این موارد است. کمی شوخ طبع و فروتن باشید.

پیگیری کنید. فعالیت ها را پیگیری کنید و مطمئن شوید که افراد وظایفی را که پذیرفته اند به خوبی انجام می دهند. با شروع جلسه بعد و فهمیدن اینکه نیمی از افراد وظایف خود را به درستی انجام نداده اند می تواند نا امید کننده باشد. بنابراین کارها را پیگیری کنید و مطمئن شوید که افراد مسئولیت های خود را به خوبی انجام می دهند.

مدل رهبری خود را مشخص کنید. در جلسات و ملاقات ها به یک روش عمل کنید. همچنین سعی کنید، خودتان و تیم تان را با بالاترین استانداردها منطبق کنید و از آنها پیروی کنید، به این معنی که شوخی های ناجور نداشته باشید، تفکیک جنسیتی و یا نژادی نداشته باشید و موجب آزار و اذیت بخش های دیگر مجموعه نباشید. درباره مدل رهبری خود فکر کنید و سعی کنید در همه جلسات این مدل را حفظ کنید.

منابع:

  1. thebalance

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *