چرا و چگونه اصول تیم خود را تعریف کنیم؟

اعضای هر تیمی در طول زمان قوانین و اصول خاصی را برای برقراری ارتباط با یکدیگر تعریف می کنند. وجود اصول برای نحوه برقراری ارتباط بین اعضا و برقراری ارتباط موثر با افراد بیرون گروه یکی از مولفه های مهم برای عملکرد بهینه یک تیم است.

اینکه یک تیم چگونه تصمیم گیری می کند، وظایف را مشخص می کند و اعضا چگونه مسئولیت کارهای خود را به عهده می گیرند موفقیت آنرا را تعیین می کند. با وجود این تاثیر مهم نحوه برقراری ارتباط بر فعالیت های یک گروه، چرا نباید برای آن اصول و چارچوب های مشخص داشته باشیم؟

وجود اصول و قوانین برای نحوه ارتباط بین اعضا برای اطمینان از موفقیت تیم الزامی است. با استفاده از این اصول شما می توانید فرهنگ بین اعضا را نیز ایجاد و آنرا به سمت مسیرهای مثبت هدایت کنید.

اصول یا راهنمای ارتباط یک تیم چیست؟

اصول یک تیم مجموعه ای از قوانین است که اعضا آنها را برای نحوه برقراری ارتباط بین اعضا و با افراد خارج از گروه تعریف می کنند. این قوانین را می توان در طول یک جلسه تعریف کرد. در طول زمان می توان این قوانین را با ایجاد شرایط خاص تغییر داد و یا قوانین جدید به آن اضافه کرد.

بعد از اینکه اصول ارتباطی تعریف شدند این اصول رفتارهای تیم را هدایت می کنند. از این اصول برای برقراری ارتباط بهتر بین اعضا استفاده می شود. با استفاده از این اصول می توان رفتارهایی که خارج از اصول هستند را شناسایی کرد و با آنها برخورد مناسب را انجام داد. یک تیم بدون داشتن اصول برقراری ارتباط خود را در معرض مشکلات قرار می دهد.

بسیاری از اعضا نمی خواهند به موفقیت تیم آسیب برسانند و یا مانع از پیشرفت آن شوند. اما نبود یک چارچوب مشخص برای برقراری ارتباطات زمینه را برای درک اشتباه و در نتیجه به وجود آمدن مشکلات ایجاد می کند. در واقع بسیاری از مشکلات به علت عدم وجود درک مشترک بین اعضا به وجود می آیند.

موارد مهم در اصول ارتباطی یک تیم

معمولا تیم ها در صحبت کردن با یکدیگر و ارتباط برقرار کردن با دیگر اعضا مشکل دارند. همچنین بسیاری از شما می خواهید برای به دست آوردن موفقیت چنین اصولی را برای خود تعریف کنید. بنابراین با ما همراه باشید تا قدم به قدم چنین اصولی را ایجاد کنیم.

اعضای تیم به عنوان همکار: همه اعضا یکسان هستنند؛ نظر همه اعضا باید مهم در نظر گرفته شود؛ همه اعضا باید فعالیت دیگر اعضا را مورد ارزیابی قرار دهد تا از درست بودن فعالیت ها مطمئن شوند.

ارتباط بین اعضا: اعضا با یکدیگر باید با احترام صحبت کنند؛ نباید به یگدیگر دستور دهند؛ باید همکاری و مشارکت یکدیگر را قدر بدانند و بابت آن از یکدیگر تشکر کنند.

نحوه برخورد در جلسات: اعضا بدون اینکه در صحبت دیگران وقفه ای ایجاد کنند باید به دقت به صحبت های یکدیگر گوش دهند؛ نباید با یکدیگر گفتگوی رقابتی داشته باشند؛ باید اصول جلسات موثر را رعایت کنند؛ باید در زمان تعیین شده در جلسه حضور داشته باشند؛ باید به دستور جلسه پایبند باشند؛ تمام تصمیمات جلسه باید طی یک گزارش به همه اعضا اطلاع رسانی شود؛ جلسه در زمان مشحصی باید پایان پذیرد.

سازماندهی و فعالیت تیم: رهبری می تواند به صورت دوره ای تغییر کند؛ اعضایی که حامی فعالیت های تیم (مانند مدیران ارشد و یا اعضای دیگر گروه ها ) هستند می توانند یک بار در ماه در جلسات حضور داشته باشند.

نحوه ارتباط اعضا با مدیران و دیگر کارکنان: اعضا باید برای برقراری ارتباط با مدیران و دیگر کارکنان آنرا به صورت مشخص اطلاع رسانی کنند؛ شکایت درباره اعضا ابتدا در داخل خود تیم مطرح و رسیدگی می شود.

حل مشکلات ، حل اختلافات و تصمیم گیری: اعضا با هماهنگی تیم تصمیم گیری می کنند، اما در صورت وجود نداشتن اتفاق نظر، رای اکثریت اجرا می شود؛ اختلاف نظر بین افراد به صورت مستقیم توسط خود افراد درگیر حل می شود.

اصول تیم می تواند موارد بیشتری را شامل شود اما این موضوع به نظر خود اعضا بستگی دارد. با تعداد کمی از اصول و قوانین شروع کنید و به مرور زمان آنرا گسترش دهید.

سعی کنید اصول تیم خود را مکتوب کنید و آنرا در اختیار همه اعضا قرار دهید و به صورت مرتب به اعضا یادآوری کنید. با وجود چنین اصولی اعضا می توانند بر روی اهداف گروه تمرکز داشته باشند.

 

منابع:

  1. thebalance

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *